O que é administração: conceito e funções de um administrador

O que é administração: conceito e funções de um administrador

Compreender o que é administração, a origem do conceito e suas aplicações práticas é uma excelente estratégia se você deseja prosperar na liderança de empresas.
A realidade é que o êxito de um negócio está diretamente relacionado a uma excelente gestão.
Sem executivos bem capacitados, o sucesso da organização se torna muito mais difícil.
Isso vale especialmente para um país como o Brasil, no qual as incertezas econômicas prevalecem.
Conforme dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística, divulgados pelo Valor Econômico em 2017, cerca de 60% das empresas fecham suas portas após cinco anos de atividade.
Mas muitas delas poderiam ser salvas com controle de custos, domínio financeiro, medidas efetivas na área de recursos humanos e olhar atento para as métricas e os números que envolvem a saúde do negócio.
Neste artigo, vamos apresentar o que é a administração de fato, qual a sua importância e como adotar as melhores práticas de gestão.
Siga a leitura e confira todos os insights que a SBCoaching reuniu para você.

O que é administração?

A administração é a área da ciência responsável por gerir os recursos humanos e materiais da empresa para extrair o maior valor de cada um deles.
Para isso, há quatro funções administrativas: planejar, organizar, dirigir e controlar.
Outro detalhe importante é que a ciência da administração tem o propósito de atingir a um fim específico.
Ou seja: trata-se de organizar uma estratégia e conduzir o plano de ação com o propósito de se alcançar a uma meta previamente definida.

Conceito

Como você agora já sabe, o conceito de administração se refere a um amplo conjunto de princípios, práticas e técnicas empregadas com o objetivo de conduzir a ação de um grupo de indivíduos, com a finalidade de se chegar a um determinado resultado.
A atividade administrativa, em si, remonta aos primórdios da humanidade.
A necessidade de organização de sistemas de cooperação humanos fez surgir atividades administrativas ainda em meados de 5.000 anos a.C, na Suméria.
Mas o conceito científico de administração, como hoje o conhecemos, foi estruturado pelo engenheiro americano Frederick Taylor.
Ele é apontado como precursor da Teoria da Administração Científica.

Administração estratégica

Agora que você já está familiarizado com a essência do conceito de administração, é possível avançar para uma reflexão mais aprofundada.
A realidade é que, muito mais do que seguir uma série de passos para chegar a um determinado desfecho, a atividade administrativa exige visão estratégica.
Isso engloba, naturalmente, habilidades de comunicação e expressão, um certo know-how de mercado e competências específicas de liderança.
Não basta apenas se prender a uma sequência de passos estruturados no papel.
Um verdadeiro administrador é um líder com visão, capaz de elevar a teoria à prática.
Ou seja, de construir e desconstruir conceitos e se reinventar diante das situações desafiadoras da vida real.

O que faz um administrador?

É muito difícil resumir em poucas palavras o que faz um administrador.
Para esse exercício, vale retomar as funções básicas da administração: planejar, organizar, dirigir e controlar.
Se você já ocupou esse posto dentro de uma empresa – ou se em algum momento decidiu tocar seu próprio negócio -, provavelmente já sabe que a atividade administrativa passa por diferentes setores.
Não se trata simplesmente de atender clientes, recrutar pessoas e gerir processos.
A própria burocracia está presente na rotina dos administradores.
Segundo levantamento publicado pela Endeavor, somente o processo de abertura de uma empresa no Brasil leva até 80 dias.
Embora a lista seja grande, é importante compreender em detalhes as principais tarefas de um administrador.
Então, vamos a elas!

Planejar

Planejamento é uma palavra-chave da administração de negócios.
É de responsabilidade do administrador traçar um plano de ação para a concretização dos objetivos da empresa.
Ele ou ela é a pessoa responsável por analisar o cenário no qual a organização se encontra e desenhar os passos para levá-la ao patamar que deseja atingir.
A administração sem planejamento dificilmente traz resultados.
Afinal, se a empresa não sabe para onde ir, qualquer lugar serve.

Organizar

Com um planejamento bem estruturado, a próxima etapa envolve a organização de pessoas e recursos.
Até porque, no papel, qualquer plano parece simples.
Desafiador mesmo é lidar com os percalços e imprevistos que surgem no caminho.
Daí a função de organização associada à gerência administrativa.
Controlar os processos e guiar as pessoas também faz parte do papel do administrador.

Liderar e controlar

Em sintonia com o tópico anterior, a função administrativa está extremamente relacionada à liderança.
A frase já é batida, mas a máxima é verdadeira: empresas são feitas de pessoas.
E resultados expressivos são inatingíveis sem equipes engajadas e motivadas.
Portanto, a administração também está muito ligada a competências relacionadas à mentalidade, inteligência emocional e motivação.
Todas elas são enfatizadas no processo de coaching executivo, que ajuda os coachees (os clientes do coaching) a aprimorar a comunicação, a negociação, a delegação de tarefas e outras habilidades necessárias a um líder.
Ficou interessado?
Ao longo do texto, vamos entender melhor como o coaching pode ajudar na administração de empresas.

Quais as principais áreas de atuação em administração?

As principais áreas de atuação em administração são nos setores responsáveis por controle financeiro, recursos humanos e vendas.
Mas, como foi mencionado anteriormente, a atividade de administração não pode ser resumida de maneira simplória.
Administradores também podem atuar na definição de políticas corporativas, na coordenação de atividades de marketing, na organização de estoque e logística, na gestão de processos, entre outros.

Mercado de trabalho

Conforme os dados disponibilizados pelo IBGE, o Brasil possui 1.332.260 empresas registradas.
E, se você pensa em cursar um bacharelado em Administração ou aprimorar suas habilidades como gestor, a boa notícia é que dificilmente vão faltar oportunidades.
Afinal, independentemente do porte ou do setor de atuação, toda e qualquer organização necessita de um administrador.
Não importa se o foco da empresa é a venda de um produto ou de um serviço.
Uma liderança estratégica sempre vai ser indispensável.

Por que administrar é importante?

Administrar é importante porque, assim como em qualquer área da vida, o planejamento faz parte da realização concreta de objetivos.
O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) identificou que, entre as causas por trás do fracasso de empreendimentos no Brasil, estão a falta de um planejamento estratégico e de uma pesquisa de mercado eficiente, incluindo o levantamento acerca de clientes e concorrentes.
Por um lado, as tecnologias emergentes parecem capazes de substituir a ação humana em determinadas funções administrativas; por outro, elas evidenciam ainda mais a necessidade da intervenção das pessoas em determinados processos.
Principalmente em termos de gestão de recursos humanos.
Por isso, para a formação de um líder, são necessárias habilidades sociais e a capacidade comportamental de lidar com frustrações de colaboradores, negociações com clientes, motivação da equipe de vendas, cobrança ao time da logística, entre outros.

Onde e como aplicar a administração?

A administração pode ser aplicada nos mais variados processos e setores dentro de uma empresa.
Para que você compreenda melhor, abaixo, estão alguns exemplos de práticas administrativas em uma organização:

  • Gestão financeira: atuação no setor financeiro, controlando custos, reduzindo despesas, monitorando o fluxo de caixa, projetando o futuro e se precavendo para o pagamento e recebimento de contas
  • Gestão de processos: envolve monitoramento e controle de operações e recursos para a entrega de um produto ou serviço
  • Gestão de pessoas: em sintonia com o tópico anterior, o cargo de administração também é fundamental no que diz respeito à motivação de colaboradores e auxílio no recrutamento de pessoas alinhadas à cultura empresarial.

Como se tornar administrador?

A formação de um administrador pode começar com um curso técnico, mas dificilmente se encerra aí.
O próximo passo costuma levar à obtenção de um diploma de Ensino Superior na área.
E não para por aí, pois a realidade das organizações exponenciais exige cada vez mais dos profissionais de administração.
O Master in Business Administration, por exemplo, é um denominador comum entre administradores e empresários de sucesso.
Também são importantes formações de aprimoramento de capacidades e habilidades comportamentais e de desenvolvimento pessoal e profissional, como o coaching.

Perfil do administrador

Não existe um único perfil de administrador.
Mas podemos elencar algumas características de administradores de sucesso.
Para Villela da Matta, um dos fundadores da Sociedade Brasileira de Coaching, verdadeiros líderes têm em comum os seguintes requisitos.

  • Capacidade de motivar e conduzir equipes
  • Desejo pelo autodesenvolvimento e vontade constante de aprender
  • Foco para definir prioridades e uma boa gestão de seu tempo
  • Automotivação para colocar planos em ação, com o intuito de tirar metas do papel.

A carreira em administração

A construção de uma carreira em administração é repleta de possibilidades.
Trata-se de uma escolha profissional que costuma oferecer oportunidades até mesmo para jovens.
O primeiro contato com o mercado de trabalho pode ocorrer ainda na faculdade, a partir de um estágio ou de um programa de trainee em empresas multinacionais.
Além da alternativa de crescer e assumir cargos de liderança dentro de uma empresa, a administração é um curso interessante para empreendedores.
Os conhecimentos adquiridos no processo de formação também são úteis para quem sonha com o próprio negócio.
É o caso de até dois terços dos brasileiros, segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) divulgados pela Revista Exame.

Tarefas e responsabilidades de um administrador

As principais tarefas e responsabilidades de um administrador dependem do setor e do cargo que ele ocupa dentro da organização.
Mas, de modo geral, envolvem:

  • Liderar e motivar colaboradores
  • Planejar os objetivos e as metas da organização
  • Organizar recursos materiais
  • Realizar o controle financeiro do negócio
  • Controlar fluxos de tarefas e projetos

O que se estuda em administração?

No curso de administração, o estudante entra em contato com disciplinas das áreas de humanas e exatas.
A revisão de operações matemáticas e de cálculo é básica, mas necessária pela questão do planejamento financeiro.
Afinal, porcentagens, números e planilhas fazem parte da rotina da grande maioria dos administradores.
Em relação às disciplinas de humanas, entram em pauta aspectos mais relacionados às habilidades de comunicação, vendas e RH.
Já as competências relacionadas ao mindset podem, posteriormente, ser aprofundadas com uma formação em coaching.

Como é o curso de administração à distância?

O formato do curso de administração à distância depende muito da instituição de ensino em questão.
Há faculdades que oferecem todas as disciplinas no formato EAD, por meio de uma plataforma própria, enquanto outras disponibilizam alguns módulos presenciais e outros à distância.
Os temas abordados na grade curricular, porém, não se diferem muito de uma graduação presencial.
A ideia da modalidade online é permitir o sistema self-paced – ou seja, a definição de um ritmo de aprendizagem por parte do próprio estudante.
Mas, no caso de cursos online, é muito importante verificar antes se a instituição é reconhecida e regularizada pelo Ministério da Educação (MEC).

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